New award "Excellence with EIM“ calls for values instead of just functions

(Böblingen/Stuttgart) Mitten in der Diskussion um den Begriff EIM setzt Steffen Schaar ein Zeichen: Mit dem Dialog- Award will Schaar, der Mitglied der Geschäftsleitung von The Quality Group ist, excellente Konzepte für mehr Prozess-Effizienz auszeichnen lassen. „Excellence with EIM“ lautet der Claim für den Award. Im Vordergrund soll dabei jedoch nicht die IT stehen, sondern die Qualität der Prozesse. Mehr zum neuen Award und zum Verständnis von EIM im Interview mit BIT.

BIT: Herr Schaar, was hat Sie zu der Initiative des Dialog-Awards bewogen?

Steffen Schaar: Laut einer Studie sind über 60 Prozent aller IT-Projekte erfolglos – ob in Zeit, Budget oder Qualität. Die IT-Verdrossenheit wächst, in Verbandskongressen wird zu Mut und Verantwortungsbewusstsein in Richtung der eigenen Gestaltung von Prozessen aufgerufen. Business-Process-Management (BPM) ist seit mehr als zehn Jahren weder in einem integrierten Informations-Management angekommen, noch übergreifend in Unternehmen im großen Stile integriert. Die IT-Experten sind sich einig: „Wir sind schuldlos.“ 

Die Idee prägte also der Gedanke, Menschen im Organisationsprozess in den Mittelpunkt stellen, mit ihrer Nachhaltigkeit und Konsequenz. Die Potenziale von Strukturverbesserungen mit einfachen „Best-Practice“ oder hoch technologisierten Mitteln, ganz gleich, mit einem Qualitätsgütesiegel zu würdigen, war die Idee des Awards. Das große Interesse aus Wissenschaft, Praxis und Beratungsexperten sich als Initiatoren dieser Idee anzuschließen, zeigt, das Enterprise-Information-Management mehr als nur eine neue Definition alter Begriffe ist.

BIT: Mit dem VOI, Verband Organisations- und Informationssysteme, haben Sie einen prominenten Mitstreiter gewonnen, der als Schirmherr für den Award fungiert. Der VOI sieht EIM als Weiterentwicklung von ECM. Sehen sie das auch so?

Schaar: Ich freue mich sehr, dass der VOI, ganz speziell Herr Schmerler, einer der Initiatoren dieses Awards, dem Ansatz von EIM nicht nur die Bedeutung einer weiteren technischen Lösung oder Definition folgt, sondern vielmehr den Begriff ganz in unserem Sinne ausbaut. Er ergänzt in der Folge des VOI-Ansatzes: „Enterprise-Information-Management ist ein Daten, Informationen und Wissen umfassendes Qualitätskonzept zur Verbesserung der Unternehmensprozesse…“. Der Wandel von ECM zu EIM wird meiner Meinung nach gerade mit dem kleinen, aber sehr wirksamen Wort Qualität beschrieben. EIM wird nachhaltig mit Wertmaßstäben verbunden bzw. wird sich daran messen lassen. Mit dem ECM-Leitgedanken ist bei aller technischen Definitions- und Funktionshascherei, gepaart mit IT-Kauderwelsch, dieser Werteverfall sichtbar geworden. Werte wie Nachhaltigkeit, Verlässlichkeit, Verbindlichkeit und auch Konsequenz werden mit dem Ansatz von EIM, ohne ECM aus dem Blickfeld zu verlieren, gestärkt und messbar. 

BIT: Ihr Unternehmen, The Quality Group, hat sich den Begriff EIM bereits vor fünf Jahren auf die Fahnen geschrieben. In der BIT-Umfrage in dieser Ausgabe zum Thema EIM wird jedoch deutlich, dass es bis heute keine einheitliche Definition für Enterprise-Information-Management gibt. Was verstehen Sie bzw. Ihr Unternehmen unter EIM?

Schaar: Definitionen allein helfen in der Praxis nicht weiter. Sie erklären sehr oft zu einseitig und rational Dinge. EIM beschreibt nicht mehr IT-Lösungen oder Techniken, sondern Werte durch IT-Lösungen. So haben wir unsere Definition von EIM in den letzten Jahren auch schon ergänzt und weiterentwickelt und beschreiben derzeit den Nutzen durch EIM mit „…einem Ansatz zur Transparenz Ihrer Prozesse und Verträge, Beschleunigung der Standards unternehmensweit, Minimierung von Risiken und Einhaltung von Compliance. Die richtigen Informationen, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort - Informationsprozesse die alle Mitarbeiter mitgestalten. Es fängt in einer bewussten, nachhaltig gestalteten Kommunikation an und hat als Zielstellung abteilungsübergreifende und strukturierte Informationsprozesse….“, nachzuschlagen auch auf www.wikipedia.de oder www.tqg.de/Trends/EIM. EIM beschreibt, sicher nicht einheitlich, aber klar worauf es ankommt: Das Ziel, nicht das Werkzeug steht im Fokus unseres Handelns. 

BIT: Der Dialog-Award trägt den Untertitel „Excellence with EIM“. Wer kann sich für den Award bewerben? Was sind die Kriterien für die Nominierung der Award-Anwärter und für die Auszeichnung selbst? 

Schaar: Wir freuen uns über Bewerbungen aus Abteilungen von administrativen Unternehmensteilen wie Legal, Einkauf, Finance, Compliance, IT, F&E, Vertrieb, Marketing, Kundenkommunikation, u.a. aus den Anwenderunternehmen aller Branchen. Gesucht werden strukturierte übergreifende Ansätze, Methoden oder Arbeiten für den langfristig messbaren Erfolg von Organisationsabläufen im Umfeld sich agil verändernder Unternehmensprozesse, die mit intelligenten Lösungen oder auch gelebten Konzepten in der Praxis der Abteilungen entstanden sind und zu einer nachhaltigen Verbesserung der administrativen Unternehmensprozesse beitragen. Idealerweise ist der EIM-Methodenansatz „informieren-motivieren-dokumentieren-verbessern“ mittels eines Konzeptes, Risikobewertung und Organisationsprozessbeschreibung dokumentiert.

Als Voraussetzung sehen wir als Juroren-Initiative-Team, dass das eingereichte Konzept in der Praxis entstanden ist und genutzt wird bzw. einen Organisationsablauf darstellt. Das Konzept muss unveröffentlicht sein und darf nicht zuvor bei anderen Ausschreibungen außerhalb der Initiatoren eingereicht worden sein.

BIT: Wer sind die Juroren und wie verläuft die Ausschreibung bis hin zur Vergabe des Awards?

Schaar: Die Juroren sind unabhängige Experten aus den Bereichen Wissenschaft und Praxis. Sie vertreten Organisationen und Verbände oder sind in Medien und Presse seit Jahren in entsprechenden Fachorganen tätig. Alle vereint die Erfahrung, den Weg in den Organisationen über viele Jahre aktiv begleitet oder gar mitgestaltet zu haben. So garantieren wir eine unabhängige Bewertung, ohne Interessenskonflikte. Der Award und alle Formalien sind auf der eigens eingerichteten Homepage www.dialog-award.de zu finden. Bewerbungen werden gesammelt und im Jurorenteam mittels eines Bewertungsschema entschieden. 

BIT: Welchen Beitrag leistet Ihr Unternehmen, The Quality Group, um Prozesse bei ihren Kunden zu verbessern?

Schaar: Wir sind seit mehr als 20 Jahren mit unseren Produkten und Leistungen in den administrativen Prozessen und den Fachabteilungen zu Hause. In den letzten Jahren haben wir unsere Beratung bewusst auf das Erkennen von Potenzialen ausgerichtet, um anschließend mit praktischen Lösungen wie Vertragsmanagement, Legal-Process-Management oder Business-Prozess-Management den Nutzen in den Strukturen nachhaltig zu positionieren. Eine von uns praktizierte Beratungsmethode im Sinne von EIM, mit Capture-, Discover-, Improve-, Score-Phasen, hat sich dabei bewährt und zeigt überzeugende Ergebnisse in den Fachbereichen. Durch das OPH (Organisations-und Prozesshandbuch) werden die Potenziale erkannt, entwickelt, dokumentiert, geplant und gemessen.

BIT: Der Dialog-Award trägt den gleichen Titel wie das Fachmagazin „Dialog“. Was steckt hinter dem Titel „Dialog“?

Schaar: Was vor Jahren mal als Hausmarke „DiALOG“ im mehrdeutigen Sinne begann, haben wir die letzten Jahre konsequent zu einer Bildmarke für das Thema Enterprise-Information-Management verknüpft und entwickelt. „EIM ist Kommunikation“, sagte neulich ein Referent. Diesen Fokus haben wir dann entlang von Aktivitäten, Publikationen und Veranstaltungen im Sinne von EIM mit diesem Titel verknüpft. Wir sind dabei auch ein wenig Trendsetter und Visionäre. Als Anbieter einer EIM-Produkt-Suite LCM (Life Cycle Management) haben wir die Änderung in Richtung EIM frühzeitig wahrgenommen und mit viel Leidenschaft das Magazin, das Fachforum, das Webinar und viele andere Aktivitäten ins Leben gerufen. 

BIT: Vielen Dank für das Gespräch Herr Schaar.