Genaues Zuhören empfohlen

Beitrag zum Unternehmenserfolg
Durch die Einführung einer guten Hinweisgeberlösung tragen KMU über schlichte rechtliche Verpflichtungen hinaus ganz sicher zum unternehmerischen Erfolg bei. Der Aufruf, Fehlverhalten und damit mögliche Fehler in betrieblichen Abläufen zu melden, wird positiv betrachtet zum Initial, die unternehmerische Arbeit kontinuierlich zu verbessern. Aus Fehlern werden Chancen. Dies schafft eine offene Fehler- und Lernkultur. Es geht zwar auch darum, bewusste Verstöße von einzelnen Personen zu identifizieren, die dem Unternehmen schaden, und dies angemessen zu ahnden. Doch mindestens genauso wichtig sind Erkenntnisse, welche Schwachstellen in Systemen aufgetreten sind und wo sich Lücken gezeigt haben.

Mit einem professionellen Hinweisgebersystem positionieren Unternehmer:innen sich als gute Arbeitgeber:innen. Sie sorgen durch geeignete Präventionsmaßnahmen - wie die einfache Möglichkeit zur Meldung von Verstößen - für den Schutz aller Beschäftigten und am Ende des Unternehmens. Dies erzeugt ferner eine positive Außenwirkung, sofern das Hinweisgebersystem etwa auf der Homepage prominent dargestellt wird, damit externe Personen wie z.B. Lieferanten:innen darauf zugreifen können. In der Lieferkette präsentieren sich KMU so als Geschäftspartner:innen, die:der sich um die Aufklärung von Fehlverhalten und die Optimierung von mangelbehafteten Systemen kümmert.

Natürlich ist es nicht die allererste Motivation für ein Hinweisgebersystem. Dennoch hat ein Hinweisgebersystem als Teil der Compliance einen Abschreckungseffekt für potentielle Täter:innen Wenn das Hinweisgeberportel für Außenstehende eindeutig erkennbar ist, so wie die Videoüberwachungsanlage auf dem Gelände mit hochwertigen Waren, dann sorgt das für eine hohe Hemmschwelle insbesondere bei möglichen “Angriffen von Außen”.

Was muss eine Hinweisgeberlösung können?
Was eine gute Hinweisgeberlösung leisten muss, das ist bereits in der EU-Hinweisgeberrichtlinie definiert. Zudem ergeben sich aus den Erfahrungen von großen und internationalen Unternehmen, die solche Systeme schon länger im Einsatz haben, einige best-practice-Ansätze.

Generell sollten KMU bei der Ausgestaltung des Hinweisgeberportals nicht nur formale sondern ebenso praktische Erwägungen im Blick haben. Und selbstverständlich spielen Kosten und Nutzen eine Rolle – sowohl die Kosten für technische Tools als auch Personalaufwand. Die Lösung sollte zunächst ein möglicher Meldekanal für Hinweisgebende sein. Zudem sollte das System die Bearbeitung der Meldungen und die Dokumentation der Vorgänge ermöglichen. Die Kontaktaufnahme mit dem Hinweisgebenden sollte direkt aus dem System heraus erfolgen können. Und im Portal sollten die jeweiligen Bearbeiter:innen leicht zu administrieren sein. Idealerweise lassen sich externe Rechtsanwält:innen an das System anbinden, sei es als Vertrauensanwalt oder -anwältin, der bzw. die Bestandteil des Hinweisgebersystems ist, oder als externer Beratende, die für KMU die Bearbeitung der Fälle übernimmt.

Hinweisgeberportal: digital vs. analog
Muss ein KMU eine aufwändige technische Software erwerben und installieren oder genügt nicht ein Beschwerdebriefkasten?

Meldungen können in verschiedenster Form abgegeben werden: Als Brief, per Fax und via Mail. Ein Anruf bei einer Hotline. Der persönliche Besuch beim vertraulichen Ansprechpartner:in. Ein breiter Mix an Möglichkeiten. Mit Blick auf die nachfolgende Schritte, wenn die Meldung des Hinweisgebenden eingegangen ist und die weitere Bearbeitung des Vorgangs ansteht, zeigen sich schnell die Nachteile “analoger” Lösungen. Briefe, ausgedruckte Mails und Fax sowie handgeschriebene Gesprächsmitschriften können zwar in einem Aktenordner sicher im feuerfesten Schrank verwahrt werden, doch das ist nicht der aktuelle Stand von Wissenschaft und Technik in Zeiten von New Work und Home Office.